本文第一部分参阅《工作流的祛魅：如何选择合适的工具？》
工作流比工具更重要
工作流往往依赖于一些效率工具加以搭建。然而，工具并不是工作流程的全部。
为什么需要工作流？
一个优秀的工作流对于提高效率至关重要。
对于团队而言，工作流能有效提升团队工作效率。具体而言，工作流具有以下优点：
- 推进任务进度，强化团队协作。团队的每个成员都按照既定的工作流推进项目任务，并且可以与其他成员进行有效的任务交接，最终增强了团队的生产效率。
- 明晰了任务范围，提升了沟通效率。工作流明确了团队成员的每个人的责任，预定了特定的规则，较少了无意义的猜测和空耗，降低了沟通成本。
对于个人而言，工作流也不是可有可无的。在个人的知识管理过程中，良好的工作流帮助个体完成更为复杂的工作任务。更重要的是，工作流的背后，本质上是关于工具使用的方法论。
如果我们构建合适自己的工作流，那么，尽管使用新的工具，也会很快能上手进入心流状态。
建立工作流的原则
既然工作流如此重要，那么，我们如何建立合适的工作流呢？一个优秀的工作流应该是一种平衡行为，既强大又简约，并且需要足够的灵活性。
从工作流的字面来看，工作流的目的是建立某种流程，并且以提升效率作为目的。因此，为了高效的流程化，其基础应当是标准化。
自动化和可视化有助于强化工作流。此外，这种流程化不应该是僵化的，而应该是弹性化的、可迭代的，从而实现工作流的不断优化和提升。
关于建立工作流的原则，具体如下：
标准化
近代以来，以 福特制 为代表的工业生产系统深刻影响了人类经济和社会体系。福特制的核心包括：产品标准化、采用生产流水线、工薪激励。关于工作流的设计，可以从福特制获取启发。
对于工作流而言，标准化也应该是工作流的基础，自动化则相当于福特制中的流水线，各种内部报酬和外部报酬则是激励。
其中，如何在工作流中进行标准化呢？这需要根据我们的日常使用场景，自下而上总结我们的各种重复事项以及对应的需求和操作，然后将这些操作加以标准化，最终创建工作流模版。
以个人知识管理为例，可以根据自己的需求、使用习惯，设置特定的文件命名系统、标签系统、文件管理系统、Zettel 知识卡片模版。这些标准化的工作流模版应该简洁、易用，并且需要长期维护。
自动化
工作流标准化的主要目的之一便是为了实现自动化。自动化体现了源于软件编程领域的 DRY 原则（Don’t Repeat Yourself——不要重复你自己） 工具的自动化包括两种：内部自动化和外部自动化。
为了降低用户的使用负担，不少工具都在提高内部自动化。比如，快速插入模板、自动保存数据、个性化窗口布局自动启动、自动定位至上次光标位置、使用定制化的快捷键快速使用某个功能。对于内部自动化而言，善用快捷键和触控板进行自动化能有效提升单个工具的使用体验。
另一方面，自动化对于多个工具之间进行协同的外部自动化更为重要。大多数工作流很少只在一个工具内部加以完成，而是需要同时使用多个工具。而在多个工具的使用以及切换过程中会产生认知摩擦以及阻断 心流 状态。因此，最好使用自动化工具加速不同工具之间的工作流。
选择效率工具，最好选择那些支持 URI schemes 的工具。在此基础上，选择适合自己需求的自动化工具。常见的自动化服务工具如图所示，具体可以查看在线链接。
弹性化 & 可迭代性
正如没有完美的工具一样，也不存在完美的系统。请放弃对于工作流的完美系统期待。一个优秀的工作流，必然应该是一种具有灵活性、适应性的弹性系统。工作流的基础是标准化。
然而，一个过于标准化的刚性工作流系统，无法兼顾不同使用者的差异性，也无法无法及时适应各种随着内外部环境变化而出现的新老问题。人比工具灵活。在实践标准化的工作流的时候，不能生搬硬套，而是应该根据使用情景进行权变，以求获得某种的动态平衡。
另一方面，从时间维度来看，工作流应该具有可迭代性。没有适应所有场景、所有需求的工作流。每一个工作流都是在某个时空情景中暂时获得了动态平衡。我们需要循序渐进地对工作流进行迭代。
通过持续改进，你的工作流便会不断发展，也会日益具有适应性。
可视化
一个可视化的工作流具有更加高效地传递和挖掘信息、追踪目标执行状态、及时发现问题和反思已有操作等多种优势，能有效提升工作流的效率。在日常生活中，项目管理和任务管理是常见的可视化应用场景。比如，看板、日历、甘特图、时间轴。
关于工作流的注意事项
实践比工作流和工具更重要
前面我相信介绍了如何选择工具和建立工作流。然而，从优先级的角度出发，在工作流中，实践 > 工作流 > 工具。真正有用、高效的工作流，并不是预先通过精心选择工具和工作流程加以设计出来的，而是通过实践加以驱动而不断升级和优化的。
具体而言，在工作流中应该先拿起工具立即行动起来。当使用已有的工具和方法论不能有效处理自己的工作、学习、生活等需求时，再去考虑新的工具和方法论。
在这种实践的持续驱动循环中，你的工作流也会不断迭代进化。此时，你可能需要对你的工具进行自由组合，也需要对你使用工具的理念进行反思与重塑。
如前所述，应当建立弹性化和可迭代性的工作流。随着时间推移和使用场景的千变万化，我们使用的工具可能在变化，但是根据我们的工作流，应该可以从一个工具迁移到另外一个工具。
先从你正在做的事情开始，然后调整工作流。对于工作流中工具的使用，需要注意消除 All In One 所带来的两个执念：放弃尝试使用熟练某个应用所有的功能、放弃在某个应用内实现所有的功能的幻想。关于这个主题，可进一步阅读简悦开发者 Kenshin 《放弃纠结、拥抱妥协，重器轻用就是高效》。
一个完整的工作流最好同时包括输入和输出
一个常见的工作流经常包括收集、整理、组织、创造、分享等环节。当然，这些不同环节还有各种变体。不过都可以将工作流简化为输入&输出模型。如果你的工作流出现问题，很有可能是输入和输出之间缺少基本的平衡。
如果输入过少，则输出很难持久。如果输入过多，而输出过少或者很少输出，则反过来会影响你的输入动力和能力。输入和输出形成了一个完整的自我强化的闭环，两者之间是相互反哺的关系：输入强化输出，输出倒逼输入。后者也就是费曼学习法的核心。
最为常见的输入& 输出模型便是阅读 & 写作。即 WorkFlow = Inputs & Outputs ≈ Reading & Writing . 阅读和写作是绝大部分人工作流的核心，只不过每个人的阅读和写作的呈现方式不一样而已。在阅读、写作以及其衍生的使用场景中，产生了各种形式的任务管理事项。
在各种工作流中，阅读工作流是常见的工作流类型。而阅读工作流如果缺乏必要的写作工作流支撑的话，我们可能并不能有效明确阅读目的和提高阅读质量。
正如输出和输入之间的关系一样，阅读和写作之间也是一种互构关系。基于阅读和写作在工作流模型中的核心地位，这篇文章的后半部分将围绕阅读和写作工作流进行详细论述。
这篇文章是《工作流的祛魅：从工具、阅读到写作》的第二部分。原文作者为 Spike112, 发布于少数派，已经获得授权。
