写好工作备忘录的4条建议

刚工作的职场萌新可能都会接触工作备忘录,但如果仅仅按照感觉去写,往往会把备忘录写得事无巨细,缺乏可读性。

备忘录作为一种文体,有比较固定的写作格式。此外,一般公司都会有固定备忘录模板,你可以参照过往记录,这样在细节上的操作会更加有把握。

另外要注意的是:好的备忘录是改出来的,你很难一步到位完成一份详实的备忘录。

最开始你应该把尽可能多的关键点全部记录下来,这个工作量肯定会比较大,所以记得录音,对于可能错过的内容,可以及时回溯,有备无患。

进而在会议结束之后,再从这些草稿上去提炼重点,梳理逻辑。

什么是好的备忘录?

或许在思考什么是好的备忘录之前,先看看反例会更有启发

  • 感想的混杂,描述模凌两可

  • 角色不清晰,没有明确责任人以及发言者

  • 遗漏下一步行动以及对应人、所需资源

好的备忘录应该

  • 简洁明确,逻辑清晰

  • 明确接下来的工作重点和细节

具体而言,备忘录是达成共识的总结,应该包含发言者、发言概要以及下一步行动计划。

写好备忘录的几个建议

注重排版

清晰的排版能让人简略浏览标题、重点标记就快速了解所需信息。所以记录过程思路要清晰,建议用大纲分条罗列事项,用思维导图结构化地展现内容。

行文有逻辑主次

要梳理会议思路,包括各个大项、小项之前的关系。因为会议往往是多人发言,且思维可能比较跳跃。

那么就不能完全按照时间先后铺陈内容,会议结束后需要提炼甚至重组会议内容。

描述清晰、重点突出

能使用数字描述的就尽可能描述具体;备忘录里面的重点内容加粗标识。

明确权责

要确保你的备忘录都抓住了关键点以及必要的背景信息。让任何人阅读都能感觉一目了然。

针对谁?做什么?如何做?如果要求对方按照步骤完成任务,那么就一定要写清楚。

推荐工具

工作中最常用的写作工具应该就是 Microsoft Word 或者 WPS 了,但是这些传统工具弊端明显:启动速度慢、干扰元素多,对于思维导图和大纲列表支持也相对较差,免费版有诸多功能限制,甚至弹出令人厌烦的广告。

如果你期待一个启动快、界面优雅、支持大纲模式和思维导图一键切换、导出分享文稿便捷的写作工具,那么 Effie 绝对值得一试。

macOS 版 Effie

关于 Effie 的细节介绍可以参考笔者的这篇博客文章:为 iPad 而来,桌面级的写作体验 Effie 呈现

Effie 的大纲模式绝对是你整理工作备忘录绝佳的利器,大纲会引导你以更有逻辑的方式组织内容,而借助思维导图,则让结构呈现得清晰而优雅,一旦上手,就会爱不释手。

Effie 轻量易上手的标记语法,也能让你突出重点、标注关键轻松便捷。

使用 Effie 写完之后,可以直接导出 PDF 或者 Word 文稿等格式,方便对外分享。

共享给他人的时候如果没有对格式有特别要求,最好导出为 PDF,方便对方打开,而且内容也不易被篡改。

一份好的备忘录对提升个人逻辑能力与表达能力非常重要,希望以上分享对你的工作能有所助益。

发表评论