如何使用 Effie 进行任务管理?

接上文7种常见的任务管理方法,我打算利用上述任务管理方法所提供的核心理念以及操作流程方法,以 Effie 作为载体,展示如何编辑器进行任务管理实践。

实践 GTD 第一步:收集

这意味着需要建立一个工作篮或者收集箱,即Inbox.

在 Effie 中,我们可以看到有一个默认设置了名为文稿箱的文件夹。

因此,我们可以将该文件夹视为 Inbox, 作为收集各种待办事项的入口。

 实践 GTD 第二步:厘清

这一步主要是对每个任务进行判断:哪些任务是可执行的,哪些任务是(短期内或者未来)不可执行的。

对于前者,将其录入近日待办事项列表

对于后者,可以打上#将来、Later-SomeDay 等标签。

随后,对于待办事项列表中的可执行任务,判断是否可以使用 2 分钟法则进行处理:如果这些任务是在 2 分钟左右可以完成的,那就立马去做。比如,回复邮件、拖地等任务。如果不是简单任务,需要多个步骤才可以完成,那么就将可以将其转变为项目任务,详细罗列其子任务。

实践 GTD 第三步:整理

具体而言,便是筛选每个待执行任务,放置于特定项目任务之下,并为其增加任务执行情景。

比如,需要与他人合作完成的任务,打上#待协作、#Waiting 等标签,并加上待协作的人 (@zhangsan) 和分配协作进度。

如果这个任务需要在指定日期完成,那么就将在日历软件中加上具体提醒。

随后,我们还可以根据四象限矩阵方法,对每个任务添加上特定的提醒标签,以确定任务的优先级。比如,打上#Important 、#Urgent 等标签。

或者我们也可以使用其他标签对任务的优先级程度进行区分,比如#A, #B, #C, 或者#高、#中、#低

此外,可以采取星标以区分优先级。比如,⭐️⭐️⭐️⭐️⭐️ ,⭐️⭐️⭐️⭐️ ,⭐️⭐️⭐️ ,⭐️⭐️ ,⭐️  。

对任务贴这些标签的目的,是为了提醒自己,哪个任务更为重要、哪个更为急迫,以便自己确定处理任务优先顺序和自己的精力投入程度。

实践 GTD 第四、第五步:回顾与执行

最后便是 GTD 的第四个阶段回顾和第五个阶段执行

任务列表是动态的,所以我们总需要对文稿箱、日程表、将来、待协作、下一步行动等多个列表进行回顾,根据需要调整任务状态。

最后便是根据执行结果,反思执行过程和执行结果,并将剩余的任务进行转移至下一步行动列表中,进入新的一轮 GTD 循环列表。

我的 GTD 工作示意图

上图是我的 GTD 工作示意图。我是为了浏览方便,将各种任务放在同一个文稿之中。当然,如果同时需要处理多个复杂任务,可以为  GTD 每个流程建立单独的文稿页面。

基于 Effie 的任务追踪流程

上述 GTD 工作流缺少对于具体任务管理的追踪。

因此,我决定将时间块工作法番茄工作法PDCA 工作法间歇日记法加以融合,建立任务追踪流程,以纳入并强化既有的 GTD 流程,辅助我们执行任务。

第一:依次设置年目标、月目标和周目标

可以看到,我使用了分割线划分了时间,并使用大纲列表整理了任务

每天打开 Effie, 我便先查看每周目标,根据里面的子目标,将任务转移至每日目标

我在 Effie 中设置的年月周目标
我的 Effie 中月目标和周目标样式

注意,为了查看方便,我建议你和我一样,用分割符号将月份、周按照时间段进行切割。

对于图中所展示的模版,可以进行备份。在需要的时候复制出来,循环使用。

第二、切分时间块

我根据时间块工作法,对每天的时间按照 1 小时为单位进行切分成时间块。当然,具体的时间块长度不一定是 1 个小时,可以根据自己需要进行调整。

第三、管理具体时间块

对于具体的时间块管理,可以考虑以番茄工作法,集中我们的注意力。

比如,以1小时为时间块的话,大致需要 2 个番茄时钟 🍅🍅  进行循环,中间休息 5 分钟。

第四、将 PDCA 工作法纳入其中

我的做法如下:

  1. 每个时间块均以分为计划 Plan 行动 Do 两个板块;
  2. 并且,在每日计划的时间块后,增加每日总结板块;
  3. 然后,将每日总结划分为今日核查 Check今日调整 Adjust

PDCA 工作法在 Effie 中的运用

从示意图中,我们可以看到,在每个板块下面我增加了一些关于任务管理、情绪等方面的问题。

今日核查 Check,我提了:

  • 今日任务管理方法是否操作正确?
  • 今日任务管理效果如何?
  • 今日我获得了哪些收获与进步?
  • 今日任务管理中存在哪些问题与不足?
  • 我今天心情怎么样?

等问题。

今日调整 Adjust,我提了:

  • 今日我的任务管理方法、实践有哪些不足?
  • 如何进行调整?
  • 今日某项任务需要进一步调整完善?
  • 如何改善我的心情?
  • 如何进一步调整我的心态?

等问题。

此外,我还额外增加了今日反思 Reflection 板块,设置了我在处理工作的时候,待人接物有什么不足这个问题,主要用来反思任务管理之外,自己在具体工作过程中的长处和不足。

第五、将间歇日记与既有流程进行融合

常见的间歇日记便是围绕时间轴进行记录。

间歇日记范例如下:

  • 10:04 我即将完成论文初稿;
  • 10:45 我又偷偷刷起了抖音,没有控制住自己。赶紧回去工作!!!
  • 11:45 进展顺利。
  • 下午联系好友当面交流,讨论论文初稿中所存在的问题。

由于我们已经以时间块对每日安排进行了切割,因此,我直接在每个时间块的计划 Plan行动 Do 之后,记录我的间歇日记。

注意,在这个间歇日记内部,可以追踪你的时间、任务、工作内容、想法、心情、心态、习惯等。

通过我们的梳理,最后呈现的任务管理流程如图。

需要说明的是,我们要善用 Effie 所提供的各种语法标记为我们的任务管理进行服务

首先,我们可以使用分割符将内容切割为不同的卡片区域。

并且,为了区分 PDCA  工作法计划 Plan行动 Do 两个板块,我将其分别设置为斜体粗体(如图)。对于番茄时钟,我直接使用表情符号 🍅🍅  ⏰⏰ 加以标记。

此外,我使用 Effie 中内置的++评论++%% 注释块 标记,进行间歇日记和每日总结的记录。

以上便是我使用 Effie 进行任务管理的使用心得。

最后,再啰嗦几句。没有完美的任务管理方法,也没有完美的任务管理流程。具体的任务管理,需要根据使用场景而不断迭代和完善。不管是哪种方法,先行动起来。

毕竟,行动比规划更为重要

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