如何使用 Effie 进行知识管理系统

Effie 定位为写作软件。但是由于 Effie 优雅的体验和性能,本着软件宁缺毋滥和尽量精简的原则,我打算使用 Effie 替代备忘录和印象笔记等笔记应用。

一般而言,笔记文档少则几十篇,多则几百篇甚至上千篇。因此,需要针对笔记内容建立知识管理体系。

目前, 在日积月累的使用过程中,我的 Effie 中已经存了几十篇文稿。再继续将这些文稿存放在文稿箱中,查看并不方便。

为此,我根据 Effie 的多级目录功能,对文件目录进行调整和处理。今天分享我是如何使用 Effie 做知识管理的。

为什么要建立知识管理系统?

随着各种文稿内容的增加,大脑无法记住每一个笔记的具体位置。

如此,当我们需要在复习场景下想要找到某个笔记内容,或者在写作场景下找到某个写作素材,很有可能无法在众多文稿中及时找到自己所需要的笔记或者素材文稿。

为此,我们需要对既有的文稿内容进行管理,在不同的文稿之间建立联系,以便在需要的时候及时查找所需要的文稿。

如何进行知识管理?

选择一个合适的知识管理工具。由于强大的编辑体验、一键将大纲模式转化为思维导图等特性,我选择了 Effie. 当然,你也可以选择其他自己喜欢的工具。

尽量避免知识管理误区。常见的知识管理系统,主要存在以下问题:

  • 文件夹/笔记本之间层次关系混乱
  • 查找特定的文稿/笔记比较困难

那么,好用的知识管理体系的标准是什么呢?

  • 方便提取:编辑器属于知识库,在用户需要的时候,需要方便提取相应的笔记内容。如果无法做到基本的内容提取,那么编辑器中内容再多也意义不大。
  • 结构体系化:编辑器的文件夹之间应该互有关联,结构清晰。

具体而言,以下是我的知识管理建议。

文件管理流程化,部署 GTD 文件管理系统

对于很多人而言,只会单纯对于文件夹进行分门别类处理。殊不知,我们的知识是不断更新迭代的。

比如,我今天记录的笔记内容,可能再过一个学期,由于我已经基本内化了这些笔记内容,我再查看这些内容的概率就很小了。

此外,我正在写一篇论文,目前已经收集了很多素材内容。当我写完论文发表以后,原有的这些素材内容便没有意义了。

因此,应该将编辑器中的各种文稿内容以一种动态的观点进行审视,通过流程化的方式进行文件管理,而这点经常被人们所忽略。

在《7种常见的任务管理方法》中,我们已经介绍了 GTD.

GTD 方法提出了收集 Capture →理清 Clarify →组织 Organize →回顾 Reflect →执行 Engage的完整流程。

对此,文稿管理系统可以将文件夹划分为五个大类:收件箱、待处理资料、将来处理资料、存档资料、专题/项目。

  • 其中,收件箱是所有文稿内容的入口。每天打开,编辑器都在收件箱中进行输入。随后,再将其转移或者分配至其他对应的文件夹之中。
  • 待处理资料,相当于 GTD 中的 TODO 模块。对于一些需要今日去处理的文稿资料,将其转移至待处理资料文件夹。这个文件夹可以包括备忘录、清单、日程等子文件夹。
  • 至于将来处理资料类别,相当于 GTD 中的 DOING 模块,主要包括一些计划、想法等子文件夹。
  • 存档资料,相当于 GTD 中的 Archived 模块。归档资料部分是笔记内容的核心,主要包括是将前面几个阶段处理完毕的文稿内容进行汇总和存档。此外,对于一些专门的主题内容,可以建立专题文件夹,相当于 GTD 中的 Projects 模块。

下图为 基于 Effie 的 GTD 的文建管理系统。

由于 Effie 是写作软件,我根据写作需求,依照 GTD 原则建立了两个写作流程模版

其中,一个包括了待处理、草稿、修改中、完成、发布五个写作阶段。

另外一个囊括了 Todos 待办、Daily Log 日志、Draft-Projects 项目、Learnings 学习、Notes 素材库、Research 文献、Archived 归档等环节。

 

文件和文稿分类标准化,建立简单易用的文件管理体系

文稿命名问题

建议将核心标签加入文稿名称之中。即文稿名称=【标签·子标签】+ 文稿名字。比如,【社会学·理论】社会建构理论的发展历史;【社会学·方法】深度访谈法。

这样命名的好处,避免了增加新的文件层级,又容易抓住文稿的主要属性。

文稿标签问题

标签是文件夹层级分类之外的另外一种文件管理方法。在每个文稿中,要善用标签。

在标题中我们已经加入了核心标签,在文稿内容,再根据文稿内容添加一些细化的子标签。

文件夹层级问题

包括 Effie 在内的很多工具支持多级目录,那么作为用户如何处理文件的层级问题?

根据我的长期使用经验,支持多级目录虽然方便用户无限对文建进行分类,但是如果分类过多的话,用户需要层层点开文件夹,反而增加了用户是使用负担。

因此,关于文件层级,最好层级不要超过三层。

文件夹排序问题

某些软件只支持按照首字母进行升幂或者降幂排序,不支持手动排序。这个时候,便需要通过对文件夹目录进行编码的方式实现理想的文件夹排序。

我使用的 Effie 是支持文件夹手动排序的。如果不支持的话,可以使用数字编码对文件夹名称进行编码,如图。

建立标签索引体系,辅助文件管理

如果编辑器支持标签体系,可以辅助进行文件查找。标签存在两种,一种是为某个文稿整体打标签,另外一种更为灵活,直接在文稿的某个部分打标签

如果标签过多的话,可能会逐渐忘记了自己所做过的标签,或者打了一些具有相似含义的标签。

为了避免这个问题,将一些常用的标签进行层级分类整理出来,建立标签索引体系。

部署 P.A.R.A. 系统,强化知识管理

P.A.R.A. 是 Tiago Forte  提出,逐渐被广大用户所接受的一种信息管理方案。具体而言,P.A.R.A. 是指 项目(Project)、领域(Area)、资源(Resource)、 档案(Archive)的简称。

其中,领域是指一些需要长期维护的事务,而这些事务则是目标(Goals)的来源,目标具体化后便是项目(Project),对项目进行再分解便是计划(Plan). 至于资源(Resource)则是支持项目(Project)、领域(Area)的外部数据库。

当然,P.A.R.A. 系统也可以和 GTD 系统进行整合。Effie 内置了文稿箱,相当于收件箱。

P.A.R.A. 均有存档资料 Archived. 为了避免文件夹层级过多,我将待处理、将来处理、专题资料等文件夹去除,直接将其下方的子文件夹变成一级文件夹,最后呈现结果如图。

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