如何高效开会?

开会之痛

对于很多人而言,已经见过了太多糟糕无聊的会议了。每个人可能在想同样的事情:参加这个会议有什么意义呢?我为什么会坐在这里?

在前往会议室的路上,你还不知道会议的具体内容。在会议讨论中,谈话和交流被各种细节所干扰,甚至完全偏离了会议主题。

在会议期间,很多人在对着电脑或者手机假装在进行记录。会议早就应该在半个小时前结束,但是现在还在拖延。

据调查,只有 50% 甚至更少的会议时间被有效利用。你不要尝试回答。我已经看到了你在点头。更糟糕的是,会议不仅占用我们的工作时间,也会降低我们的工作效率。

有一些人在长期的文山会海之后,会出现会议恢复综合症:参会者为了从糟糕的会议中恢复自己应有的精神状况,需要花费时间和精力让自己冷静下来以便重新集中注意力。

然而,这些参会者从糟糕的会议中为了精神恢复,又失去了宝贵的工作时间。

那什么拯救这些糟糕无聊的会议?举办一场高效的会议应该是职场人士的必备技能。下面分享一些高效会议的具体指南。

设定议程

设定会议议程,这似乎是召开会议的必要条件。然而,在现实的工作环境中,糟糕会议的明显特征便是没有明确的议程安排。

在正式召开会议之前,最好以协作办公工具告诉参会者会议主题、子议题、时间进程安排等内容。

清晰的议程有助于高效完成会议讨论并形成决议,而模糊的会议议程则成了浪费生命的代名词。

如果没有清晰的会议安排,那么会议组织者则需要思考:这个会议是否有必要召开?

严格遵循时间安排

高效会议的另外一个标志是拥有严格的时间进度安排。简而言之,准时开始,准时结束。

常见反面例子有两种。一种是会议领导和会议主持人已经到了,但是其他参会人员却往往迟到。

这种现象常见于一些比较松散的组织所召开的会议。面对这种情况,会议主持人最好对参与人员进行必要的提醒,并且规划一些备用方案或者小技巧,督促参与者按时到达。

而另外一种情况则更为常见,那便是会议领导人或者负责人的姗姗来迟。

没有什么比等待这些会议领导或者负责人的出现更加空耗生命了。一屋子的人像是沙丁鱼一样挤在会议室中,面面相觑等候着不知何时出现的领导人。

为什么很多身居高位的当权者养成了开会迟到的坏习惯?他们总是一直这么忙吗?

抑或说,他们是将在会议中迟到作为一种特权,提醒其他人自己的时间更为宝贵,只有自己有权力迟到,会使得他们心中燃起一股莫名的兴奋?

当然,在现实工作场景中,很少有人会对领导人的迟到直接表达自己的不满和非议。那只能寄希望于参加会议的诸位,如果以后有机会成为领导,参加会议能以身作则,严格遵循时间安排。

此外,需要注意的是,会议时间尽量不要超过一个小时。超过 60 分钟后,参会人员的注意力可能难以再进行集中。

进行有效的沟通和讨论

对于很多会议而言,开会相当于领导讲话、发号施令,缺少必要的沟通。领导者推动会议进程固然没有问题,但是领导不应该成为会议的唯一主角。

开会是为了解决问题,优化已有项目并开拓新的项目,而不应该成为领导者权力表演的舞台。

因此,高效的会议,必然应该是不同参会人员之间观点、立场、想法、建议的交汇、碰撞和融合。

会议负责人应该主动引导其他参会成员分享自己的真知灼见,并且带领大家进行讨论,并尝试解决障碍和困难。

此外,普通的与会者也应该注意沟通交流方式,提出让负责人、其他参会者愿意去探讨和交流的问题,而不是针锋相对地交火。

选择合适的会议工具

合适的会议工具会大大提升会议效率。如果没有适当的工具促进和推动会议,那就不应该安排会议。

会议之前,考虑一下:除了空的会议室以外,会议室内是否需要白板?召开远程会议,是否选好了虚拟会议工具?在会议中,如何进行群体头脑风暴?如何记录会议笔记?

比如,在线白板工具我选择 Miro小画桌,在线会议推荐选择飞书Zoom,而思维导图、会议笔记等工具,我推荐使用专业写作软件 Effie. 这款极简主义软件可以同时满足构思、笔记和写作等需求。

在熟悉这些会议工具后,可以根据软件功能,建立适合会议的工作流。

 

积极征求反馈

很多会议组织者都忘记了征求反馈这一步。经常出现的现象是,会议临近结束,象征性地提问一句,大家还有没有别的想说,没有的话,那今天的会议到此结束。

这种征询反馈的方式是象征性的、虚假的。

如果真的想征求意见,那么会议组织者就应该拿出真诚、平等的心态认真征询意见。让参会人员从内心体会到会议组织者是真的在寻求建议,而不是敷衍了事。

在会议临近结束时,如果还有一些时间,会议组织者可以向参会者征询以下问题:这场会议议程实现了吗?会议讨论质量怎么样,每个人的意见是否都获得了倾向和关注?会议结果对于他们而言有用吗?未来有哪些地方可以改进?

会议组织者应该尽量确保为参会者营造一种可以自由发言和表达意见的会议氛围。

如此,才能通过迭代优化,逐步发现开会过程中存在的问题,并提升开会效率。

以行动计划结束会议

会议的目的是为了解决问题,推动团队成员的下一步想动。对于高效的会议而言,参会者在离开会场时,应该知道会议结果是什么,接下来他的个人行动项目安排是什么。

换而言之,会议结果应该是一个具体可行的行动计划。关于某个项目,具体分为几个实施阶段?谁应该负责?什么时候是截止日期?

这些问题都要一一落实。否则,耗费大量精力和时间的会议将会变得毫无意义。

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