如何高效组织线上会议?

随着后疫情时代的到来,催生了一大堆会议软件,目前在国内比较常用的腾讯会议、阿里钉钉、字节飞书,外企常用Teams和Zoom为主要线上会议工具。

线上会议中,无效会议的弊端很明显,如果员工开完会后觉得“整场会完全可以用一封电子邮件解决”,那么完全可以判定这是一场浪费大家时间的无效会议,也会影响参会人员对整个团队的看法。

因此,我们有必要去了解如何规划、开展一场有效的线上会议,并且合理地计划、组织,以及跟进会议。

以下便是,无论是团队的第1次线上会议,还是第47次,你都可以参考它。

1. 带着目标去规划

“定期开会的时间到了”并不是一个开会的充足理由,你还是要提前通知团队成员开会事项。

2. 精简参会人员

不是团队中的每个人都要出席所有会议,你每次发出会议邀请,其实都会妨碍他们处理真正想做的工作。

3. 制定合理的议程

每次会议都应该准备一份议程,而且要正确合理。

4. 提前10分钟开启会议通道

善用会前时间有助于提升团队关系。提前10分钟开启会议通道,并告知团队可以随时进入。

5. 利用会议记录

每次开会应该指派一位记录者来记录会议的讨论内容。记录相关内容,有助于梳理会议重点和行动计划;同时也能帮助未参会者理清思路、开展工作。

线上会议记录工具非常推荐 Effie,会议相较于普通讨论逻辑更加严密,借助思维导图工具能让你更高效地厘清要点。而罗列具体待办事项,使用文档更佳。

市面上的思维导图软件与文档软件不可胜数,而 Effie 独特之处在于兼顾文档撰写与导图编辑。

Effie 流畅易用的大纲模式和思维导图,能让你快速将目标、方案、数据梳理清楚,以可视化的结构形象展现,且能导出图片以及 PDF 文档,方便分享给其他参会人。

同时在记录的时候要注意,谁在哪个时间点说了什么并不重要,重要的是要记录下参会者提出了什么想法,以及谁承诺对这些想法采取什么行动。

6. 不要离题

随着会议的进行,一定要保证讨论不要离题,并坚持执行计划好的时间分配。

7. 结束时进行总结

随着会议接近尾声,你要及时拉回所有人的注意力,并快速总结会议内容。

8. 别急着关闭会议通道

按时或提前结束会议,但不要立即关闭会议通道。就像你提前几分钟开启会议一样,结束会议后一样可以让人们继续进行交流。

发表评论