工作流的祛魅:如何选择合适的工具?

引言

在追求效率生活的路上,我们经常会见到这样的场景:在每一天,都有大量更为强大、更为炫酷的应用上架各大 App Store 以及 Product Hunt 等产品发现站点。

很多人经常疲于尝鲜、更换旧应用并使用这些新兴的效率工具。喜新厌旧人之常情。如果这种现象过于严重,可能便是陷入了需要 克服的效率成瘾(参见@吕立青)。

更好的应用永远在明天。在永无止境地探索过程中,更换旧应用和学习使用新应用却耗费了我们大量的时间和精力。铁打的营盘,流水的兵。这句俗语指出了组织、平台、系统的稳定性优势。

对于效率生活而言,面对走马灯一样的各种工具,建立超越工具、旨在组织工具的稳定工作流则更为重要。在以往的各种效率生活类别的文章中,工作流成为经常出现的主题或者关键词。

那么,在各种千变万化的工作流背后究竟是什么呢如何选择适合自己的工具并创建自己的工作流呢?这篇文章将从元认知的角度对工作流进行解析和反思,试图为读者找到一个具有指导性的解决方案。

文章具体包括以下内容:

  1. 工具:工作流的基础。如何选择合适的工具呢?文章从使用者、工具、对象等三个维度进行全面分析。
  2. 工作流:比工具更重要具体包括建立工作流的原因原则注意事项
  3. 输入:阅读工作流。从收集 → 阅读→ 做笔记 → 记忆 → 创作和分享等环节,全面审视了阅读工作流中存在的问题并提出了对应的建议
  4. 输出:写作工作流。我们都需要写作。最好写在当下思写合一,并且通过预写重写重构写作工作流。

注释:长文预警。建议通过浏览标题、配图、加粗内容实现快速阅读。

工具:建立工作流的基石

工具是建立工作流的基石。选择合适的工具,则成为每一个追求效率生活的人士所面临的问题。

那么,如何选择合适的工具呢?我们可以通过主客体的关系,厘出三个实体:使用者(主体)、工具(客体)、对象(客体)。因此,下面我们将从这三个角度分析如何选择效率工具。

使用 Excalidraw 制图,下同

根据主体需求选择工具

在关于如何选择工具的话题中,常见的回答便是,根据自己的需求进行选择工具。然而,往往由于没有进一步的建议,根据需求选择工具则往往成为一种大而无当的老生常谈。现在的问题是,如何识别、挖掘、发现作为工具使用主体的需求。

区分真实需求和虚假需求

我们大多数人讨论自己对于工具需求的时候,往往会提出自己需要某个功能。然而,对于自己所提出的需求,有的却是是根据自己的使用场景而产生的刚性需求,而另外一些需求则是受到工具市场的宣传营销等外部因素影响而提出的一些需求。

此处,借鉴马尔库塞对人的需求的分类,将这两种需求分别命名为真实需求虚假需求

在使用工具中,事实上有些产品的基本功能已经能满足大多数人的真实需求。而对于另外一些高级功能或者隐藏功能,多数人或许并不需要。

然而,如果我们孜孜不倦地探索这些功能,或者期待工具服务商推出这些功能,则有可能为了满足这些自己平时自己压根不用的虚假需求,而空耗了大量时间和精力。

即便是自己学会了这些功能,而由于真实使用场景过少,可能在一段时间后又开始生疏了。因而,关于工具的第一点建议,便是先根据自己的真实使用场景、内生性的真实需求寻找、选择工具,而不是为未来某个可能会用到的虚假需求而过于耗费精力

挖掘隐性需求

正像古希腊的经典箴言「认识你自己」所指出的那样,我们其实经常不知道我们的真正需求究竟是什么。而在面对工具的时候,有的时候确实存在一些我们确实需要但是却无法清晰表达的隐性需求。

那么,如何将这些隐性需求转化为显性需求并找到适合自己需求的工具呢

对于一些高级用户而言,他们多数可以通过有意识地反思加以实现。然而,在工具类市场可能暂时并没有满足他们隐性需求的产品。

此时,虽然没有直接的解决方案,但是作为使用者的主体应该比工具更为灵活,可以寻求在既有的约束条件下,以一些工具的自由组合,实现最优解决方案。

而对于多数普通用户,则解决方法比较多。如果通过应用商场、工具类产品社区、或者一些自媒体渠道进行寻找,你很有可能便会发现你的隐性需求已经被某些产品经理挖掘,并整合至这些产品之中了。

根据对象的使用场景选择工具

通常而言,我们选择工具的目的,是为了更好地在某个使用场景中处理某个对象。因此,从具体使用场景的某些特性出发分析工具的选择。

根据使用场景的任务需求选择工具

从自己的日常工作、学习、生活等使用场景的任务需求出发寻找自己对应的工具可能是选择工具最为直接的办法。对此,最好将使用场景的任务需求进行细化

比如,轻阅读?深度阅读?碎片化写作?日志写作?严肃写作?在这些使用场景中,自己的详细需求分别又是什么?那些做的比较好的工具,便是对读者的具体使用场景进行了人性化的设计。

当然,随着使用场景的变化,我们对于工具的要求也会随着实践而变化。根据使用场景识别需求从而选择工具,而不是反过来根据某个工具的功能而寻找使用场景,这在在很大程度上避免我们对于工具的过度折腾

根据使用场景的内容时效性选择工具

在具体的使用场景中,不同的数据拥有不一样的内容时效性。从日记→ 个人笔记→ 团队知识库→社交媒体,分别处于从私域公域的连续光谱之中。

其中,日记作为个人最为私密的存在,可能会伴随我们几十年。因此,对于日记应用,我们自然需要选择拥有高度隐私和数据安全性的产品。

在进行一些团队协作时,文件传输和分享则是有时效性的。在团队协作之时,有时候可能只需要一款满足即用即走的工具就可以。因此,根据内容时效性的需求,我们对于工具的不同特性的要求可能截然不同

插图部分参考 Rokey

根据使用场景的发展周期性选择工具

使用场景不是静态的,而是很有可能存在多个阶段。比如,存在开始期、成长期、成熟期和结束期等多个发展周期。在不同的阶段,我们可能需要选用不同的工具。即便存在某个强大的 All in One 工具,在不同阶段对其功能要求也不一样。

因此,要选择和使用场景的发展周期性相匹配的工具。比如,对于普通的文字工作者,在刚接触电子编辑器的时候,常见的 Word、备忘录便足以使用。随着其对电子编辑器的熟练,我们逐渐进入成长期和成熟期,这个时候再依次使用 Markdown 编辑器和双链编辑器便会比较顺手。

对于一个新手而言,如果超越使用场景的发展周期性,直接使用一些强大但是复杂的工具,可能欲速则不达。比如,让一个在成长期的文字工作者使用「神的编辑器」 Emacs 便会痛不欲生。

根据工具特性选择工具

关于软件工具选择,第一点要求便是软件质量比数量重要。软件的功能越多越好吗?软件功能的数量并不是评价软件质量的唯一标准。我们需要的是一个符合使用需求的高质量软件,而不是单纯堆积更多功能的低质量软件。

在寻找和试用效率工具的时候,我们经常会认为某个软件好用。但是具体好用在哪儿呢?这便需要一些评估软件质量的指标。下面是软件质量评估的 9 个维度:

雷达图

下面内容比较枯燥,可直接查看后面的总结。

可靠性

即软件正常运行的程度。一个频繁出现故障甚至崩溃的软件服务,即便功能再强大,也是不值得考虑的。

功能性

当你打开一个效率工具的官方页面,通常可以看到 关于功能(features)的介绍。一个软件工具拥有什么功能,这是绝大多数用户的首要关注点。功能性毋庸多言,用户根据自己的需要下载和试用软件即可。

可扩展性

一个软件系统自己的功能总归是有限的。如果这个软件可以通过插件、扩展程序等快速实现某个功能则另当别论了。建议优先使用具有插件市场、扩展商店等功能的应用程序。

开放性

即通过 API 或者 Vault 等方式实现不同软件之间的数据互通。软件开放性的典型便是 Obsidian. Obsidian 提供了插件(plugins)、API、Vault 等方式,极大程度上满足了数据和资讯的互通性。基于这种开放性的设计,Obsidian 本身俨然已经日益平台化,很多社区用户为了满足自己的工作流开发了各种各样的插件。

安全性

此处主要是指软件的隐私保护。对于很多个人用户而言,对于隐私保护的重视程度并不高。然而,正是隐私保护最能集中体现软件服务商对于用户的重视程度。总体而言,隐私保护可以从三个层面加以考察:

  1. 查看软件产品对于用户数据的隐私政策,确认软件服务商对于用户数据的收集及处理方式;
  2. 提供保护用户隐私的加密服务,比如应用密码锁、应用内数据加密、端对端传输加密;
  3. 用户对于 数据的控制权和所有权,推荐优先选择完全离线的本地应用,以及支持用户数据完整、标准化导出的应用

可移植性

即从当前软件应用迁移数据至其他应用或者计算机系统的容易程度。对于绝大多数用户而言,你可能一直随着你的需求在更换你的工具。事实上,除了 Word 等办公应用,很少能有软件能伴随你五年左右。

然而,在迁移数据的时候,很多人发现有不少产品提供了类似鸡肋的伪迁移功能:缺少全部数据一键导出,只能单个数据逐个导出;数据虽然支持导出,但是导出格式为专有格式,或者一些不常用的格式。这些都会给你的数据迁移带来很多困扰。相信有不少用户已经遇到过类似的问题,数据迁移和整理花费一整天的时间。这其中的痛苦,甚至比自己搬家还累。

对此,强烈建议在选择软件的时候,不能只看导入功能,更要看其是否支持便捷、全面的数据导出功能。你的数据资产最重要。对于你的核心应用而言,最好不要选择那些缺乏数据可移植性、试图打造数字 围墙花园Walled Garden)和 数据孤岛 的软件服务。

易使用性

即一个软件对于新用户的友好程度。优秀的软件,应该提供为用户提供方便,降低用户的上手难度。

社区

在评估软件时,社区生态经常被忽略。对于笔记、写作等思想工具(Tools for Thought)而言,社区至关重要。你选择了一款思想工具,同时也选择了这款工具背后理念和方法。

而通过软件社区,你可以快速获得帮助、汲取他人经验和智慧、与志同道合者建立联系。在一个高质量的软件社区中,每一天你都能在社区运营中获取关于工作流的集体知识和友谊。软件的功能或者技术固然重要,良好的社区生态或许更重要。

UI 设计

严格来说,UI 设计也是属于软件的功能范畴。此处从用户角度出发将其独立出来。在工具选择中,强大、稳定、易上手的功能自然比 UI 设计更为重要。如果以二选一的标准筛选工具,功能优于UI 设计

然而,「颜值是第一生产力」、「颜值即正义」。这些说法虽然过于夸大,但是也道出了一个事实:对于用户而言,UI 设计很重要。正像美丽是一种稀缺资源一样,漂亮的 UI 设计对于软件工具而言也是一种稀缺特质

由于 UI 设计增加了软件对用户的吸引性,间接强化了用户对于工具的使用强度和使用频率。因而,在这个意义上,可以认为,UI 设计间接提升了用户的工作效率。

总结

上面介绍了选择和评估一个软件或工具的 9 个指标。

  1. 在这些指标中,功能比 UI 更为重要
  2. 可靠性是功能性的前提
  3. 可拓展性和开放性是功能性的保证,可以极大强化和丰富软件的功能。
  4. 安全性是对用户权利的保证。基于各种屡次出现的负面事件,对于所有用户而言,应该将安全性作为选择软件的核心标准,再怎么强调也不为过。对于日记、笔记等服务于个人的产品而言,安全性甚至应该拥有一票否决权。
  5. 可移植性关于用户的数据主权,和安全性高度相关。
  6. 易使用性反映了产品细节,体现了产品对用户的人性化程度
  7. 优先选择拥有良好社区生态的工具
  8. 关于软件的评估指标,旨在提供一个选择软件的指标体系
  9. 很少有软件在上述每个评估维度中都占据优势。具体可以根据使用者需求、使用场景选择对应的软件特性,最后确定自己需要的工具。以下是具体操作示范:
雷达图中数据仅作测试演示,有个人主观色彩,不代表实际使用效果

这篇文章是《工作流的祛魅:从工具、阅读到写作》的第一部分。原文作者为 Spike112, 发布于少数派,已经获得授权。

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