有哪些细微但是高效有用的习惯值得分享?

无论你在从事何种职业,每个人都在或多或少的寻找提高工作效率的方法。
以下是一些微小但是能有效提升效率的习惯:

不要同时处理多项任务

有大量的管理学、心理学研究表明,多任务处理会显着降低人的生产效率。当然,有人说自己可以做到多任务工作。

是的,你可能的确完成了更多的工作,但在工作之间跳来跳去或者反复切换,实际上会阻碍你的认知处理,降低工作效率。

停止多任务处理吧,如果你同时需要处理七八件事情甚至十件事情,那么最好衡量下不同任务的优先权重,或者这些任务是否应该你来处理。

最有效率的人往往专注于一项任务,这使他们能够进入精神高度集中的心流状态,从而更有效地完成工作。

将你的待办事项清单减半

如今,我们每个人都在痴迷于生产力。获取更加富有效率的工作方式当然没有问题,但是需要提醒的是,对于生产力的狂热追求,可能会使得我们对生产力的真正含义产生某种误解。

真正的生产力不是不断地从你的待办列表中检查任务,也不是疯狂追逐做更多的事情。

事实上,这些现象与生产力是相悖的。如果你想要真的提升工作效率,就必须强调做更少的事情。

想一想,我们真的需要完成待办事项清单上的 30 多项任务吗?专注于重要的事情才是高效率的标志。因此,对于待办事项清单列表,应该采取少即是多的筛选原则。

遵循 80/20 规则

我们每天所做的事情中有 20% 的投入会产生 80% 的产出,而其他 80% 的投入只产生了 20% 的产出。消除在工作日中无关紧要的事情——这些事情对我们的整体生产力的影响很小。

例如,将我们的下一个项目分解为多个步骤并系统地删除任务,直到最终得到 20% 的任务。然后,减少剩余80% 任务所占用的日程安排,专注于最重要的 20% 的任务。

不要将生产力与懒惰混为一谈

虽然很少有人愿意承认,事实上很多人生产力下降的主要原因是由于自己的懒惰。

如果一个人在寻找生产力工具花费了太多时间,那还不如让自己更加勤奋一些,这样反而会增加自己的生产力。

拥有生产力工具不等于拥有生产力。先行动起来,找一些目前力所能及的事情进行处理。

然后在工作过程中,根据自己的需求逐渐探索适合自己的生产力工具。

消除无关干扰

高效率的人知道不必要的分心的危险,并会采取果断措施将诱惑拒之门外。对于数字化生存的人们而言,电子设备可能是最为主要的干扰了。

消除电子干扰,需要意志力,也需要外力。坏消息是,多数人可能高估了自己的意志力。好消息是,在应用商场有一些设计精良的应用,有助于我们抵抗干扰。

比如,设置屏幕使用时间和使用方式限制,和好友一起进行放下手机的游戏。

此外,拒绝诱惑的最好方式不是使用意志力进行忍耐,而是将诱惑置于视线之外。因此,你最好选择一个很少有诱惑的工作环境和工作方式,进入自己的心流进行工作。

电子产品诱惑

确定长期优先事项

过于关注短期是降低生产力的重要威胁之一。著名的管理学大师彼得·德鲁克认为,没有什么比有效地做根本不应该做的事情更无用的了。当我们沉浸于养成各种生产力习惯时,很容易掉入这个陷阱。

因此,最好对自己的任务进行筛选,分清轻重缓急,并确定长期优先事项指导自己的行动。

建议使用四象限矩阵方法。创建四象限矩阵,需要制作一个 2 x 2 的正方形。在一个轴上,写下重要不重要

另一轴上,写下紧急不紧急 。然后,分析自己的待办事项具体位于哪个象限,以方便自己应该做什么、应该忽略什么。

选择合适的办公工具

工欲善其事,必先利其器。优秀的办公工具,对于提升工作效率如虎添翼。

对于一些重复性的工作,最好使用专门的自动化工具进行处理。对于日常的笔记记录或者内容创作,建议使用 Markdown 编辑器。

这样,相比 TXT 这样的纯文本可以实现快速排版,又不至于被 Word 这样的富文本所提供的复杂排版操作所困扰。

如图,我正在使用极简写作工具 Effie,界面设计足够简洁优雅,支持 Markdown 语法,支持大纲列表输入。

此外,Effie 也支持将大纲列表一键转化为思维导图,避免了我再去使用专门的思维导图工具、导出和编辑思维导图文件等操作了。

各种优秀工具层出不穷,请在办公过程中,寻找适合自己的办公工具吧!

发表评论