7种常见的任务管理方法

对多数人而言,在现代社会的日常工作、学习或者生活中,需要进行任务管理和知识管理。

工欲善其事,必先利其器。人们经常会采用专门的任务管理和知识管理等生产力工具,以便提升自己的生产力效率。

任务管理主要分为两种:

  • 没有明确时间节点要求的待办事项,和
  • 拥有明确时间节点的日历事项

前者以任务为核心,强调事件的重要性,属于狭义的任务管理范畴;后者以时间为轴,强调时间流的设置与安排,实质上属于时间管理。最常见的时间管理工具便是各种日历软件,比如,Google Calendar, Microsoft Calendar 等。

对于当事人而言,通过对于各种待办事项的收集、整理、筛选、分配,最后设置时间节点便可以进入日历事项。

由于待办事项和日历事项紧密相关,因此,目前的任务管理软件主要分为三种:

  • 纯粹的日历软件;
  • 纯粹的待办事项软件;
  • 以及二者兼而有之。

在各大应用商场中,任务管理工具十分丰富,并且特点各异。

然而,这些任务管理工具绝大部分都存在一个核心缺陷:这些工具多适合于简单任务

对于个人用户而言,我希望在任务中能添加对于任务进行具体说明和安排的文本内容,也希望能够添加完成任务所需要的超链接、图片等多媒体文件。

对此,常见的任务管理工具并不能满足我的要求,而文本编辑器却比较擅长处理这些任务。

为此,我经常在笔记软件或者写作软件中,单独列一个文件夹作为我的任务管理区域,以处理与我笔记记录或者内容创作相关的任务。

自从一个多月前我接触到 Effie, 我已将其作为主要编辑器,在上面做笔记和写文章。由于篇幅原因,在本文中,我会先简单梳理一些常见的任务管理方法,并在这里介绍分享我是如何用 Effie 进行任务管理的。

GTD 工作流

GTD为 Getting Things Done 的缩写。

GTD 核心理念是要求使用者清空大脑,将任务分解和具体化,然后专注投入,完成任务。

GTD 本质上是一种注意力管理方法,不过由于其提出了一套完整的工作流程,经常也被用于进行日常任务管理。

比如,GTD 方法提出了收集 Capture →理清 Clarify →组织 Organize →回顾 Reflect →执行 Engage .

GTD (get things done) 工作法

2 分钟法则

这一方法的提出主要是为了抵抗拖延症,其核心内容是:如果某个任务在 2 分钟能够完成,那最好现在立马就去做。

2 分钟法则的核心理念是能快速完成的事情,就立马去做,否则事项会越堆积越多,最后导致积重难返。

四象限矩阵

此任务管理方法主张从重要性和紧急程度对任务进行分类,从而将任务分为重要且紧急、重要不紧急、不重要不紧急、不重要但是紧急四种类别。由于这四种类别分别对应四个象限,因此这种方法被称为四象限矩阵

紧急重要四象限矩阵

四象限理论对于任务管理具有一定的指导意义,然而实践中并不建议严格按照四象限对任务进行划分。

这是因为四象限中的四种类别有时候没有明显的界限,并且对事件进行严格分类反而会增加了用户的心智负担。

四象限矩阵方法对于任务管理的启示在于对各种任务事件按照重要和紧急程度进行筛选,厘清事件处理的先后顺序具体流程

番茄工作法

番茄工作法的提出者认为既有的很多任务管理方法本身操作过于复杂,往往不具有操作性,因而提出应当每次只做一件事情,并且要做就全心投入、全力以赴

番茄工作法

番茄工作法的具体实践,一般是将25分钟作为一个番茄单位,中间不能中断,结束后休息3-5分钟,如此循环往复。

在我看来,番茄工作法简单易用,核心价值在于提升使用者的注意力和专注力。

Time-boxing

也就是时间块工作法

这一方法脱胎于项目管理,要求在规定时间完成既定任务。

常见操作便是将每天分为多个连续时间块,将每个时间块分配特定任务,努力完成规划事项。时间块方法操作也较为简单,其强调在规定的时间块中先完成再优化的核心理念值得借鉴。

Time-boxing 时间快工作法

PDCA 工作法

由哈特提出,后经戴明 (Edwards Deming) 推广使用,因而被称为戴明环

所谓 PDCA ,是指计划 Plan →执行 Do →检查 Check →调整 Adjust.

PDCA 的意义在于提供了一套完整的目标管理流程,强调在一次又一次的目标设定和任务执行过程中,确保任务精确得到执行。

PDCA 工作法

间歇日记法

由 Coach Tony 提出,英文原文为 Interstitial Journaling.

具体而言,间歇日记的核心理念是要求在每次休息间隙进行记录,将笔记、任务和时间追踪结合起来建立工作流

这种方法有助于降低使用者对于休息的认知负荷,促进用户对自己所思所想进行追踪和反思。

除了上述这些常见的任务管理方法外,还有一些其他广为人知的任务管理方法。

  • 管理学大师彼得·德鲁克提出的要事优先原则;
  • 史蒂芬・柯维在《高效能人士的七个习惯》中提出将时间和经历放在重要但是并不紧急的事务上的自我管理原则;
  • 博恩・崔西在吃掉那只青蛙理论中指出的抵制先易后难,直奔最重要的工作以及说做就做的工作原则;
  • 以及柳比歇夫所主张通过详细记录反思和掌控自我的时间统计法

方法理论固然有许多,但是怎样才能选择并利用好一种最适合自己的、最能实现任务管理的目标——提高工作生活效率的方式呢?请继续点击本文:查看工具方法实践攻略全分享。

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