如何搭建知识管理系统?

关于知识管理,我们已经以 Effie 为例介绍了《如何使用 Effie 进行知识管理》。今天,我们站在更为宏观的角度全面梳理和解读已有的各种知识管理系统。

这篇博文将知识管理系统分为树状结构、网状结构、混合结构三种类型。

树状结构

树状结构主要只指传统的文件夹管理体系。为什么说传统呢?

其一,文件夹是最为常见的管理体系。比如,计算机的本地文件夹管理,绝大多数笔记、写作软件组织方式,图书馆图书分类、电商平台、新闻网站。

目前我们能看到的多数知识管理、资讯管理、软件服务其实都是使用了文件夹管理体系。

树状结构:模拟了实体的笔记本。 图片来源:https://fortelabs.co/blog/progressive-summarization-ii-examples-and-metaphors/

其二,文件夹管理体系代表了人类古典的思维方式。文件夹管理体系是建立在分类的基础上,将对象置于不同的类别之下。

而人类大脑认识世界的基本方式便是分类。通过分类我们逐渐建立抽象思维,并为外在世界建立秩序。

因此,树状结构的优点在于符合人类的认知特点,易于建立知识层次,方便协作理解。

树状结构

那么,面对最为常见的文件夹,我们应该如何建立一个好用高效的文件夹管理体系呢

文件夹体系的基本要求是分类唯一。无论是文件夹,还是具体的文档,基本要求是做到不重复,不遗漏。

命名及时准确。在获得新的文件后,最好立马根据文档内容对其进行命名。

所有的文件都要拥有具体的名称,不能存在没有实际意义的乱码所组成的文件名。

除此之外,还有一些比较高阶的使用方法。

按照年份或者互动对象(客户)等建立文件夹体系

与快捷启动应用结合,通过搜索工具快速定位文件。比如,使用Mac 自带的 Spotlight或者效率启动神器 Alfred.

建立文件处理工作流。建立 Inbox 收件箱文件夹,作为所有文档的入口。建立 Archive/存档文件夹对处理完毕的文档进行归档。

然后,建立工作、学习、生活等文件夹,并根据工作进度分别添加 #TODO、#DOING、#DONE等标签。

如图,这是我基于 Effie 的树状文件夹管理体系

混合结构·标签管理

标签本质上是一种属性标记,具有高度的自由度。因此,我认为标签是介于树状和网状结构之间的管理方式,既可以辅助树状结构的文件夹管理,也可以辅助网状结构的双向链接管理。

具体取决于你使用标签的方式。 比如,标签可以替代文件夹建立树状的标签体系,而在双链笔记中标签和文档(Page)等同,本身便是属于双向链接。

为什么需要使用标签?

这是因为文件夹管理体系本身是树状结构,存在不可避免的分类困境

对于某些文档,可能具有多个属性,同时适合添加至不同的文件夹。比如,子弹笔记既属于一种任务管理方法,也可以进行轻度笔记管理。

那么,我应该将关于子弹笔记的内容放到【任务管理】还是【笔记管理】的文件夹之下?

某些文档本身属性比较模糊,在刚开始我们并不清楚应该将其放在哪个文件夹之下

遇到上面这些情况,我们应该怎么办?

  • 对于多个属性的文档:制作副本,分别放在不同的文件夹之下?这会导致文档臃肿,并且多个副本之间并不会同步,后期还得进行版本对比。强行分类,随意放在其中一个文件夹之下?这样的话,后期可能查找自己所需文档比较困难。
  • 对于不明属性的文档:常见处理办法是为其专门新建待办文件夹。这样当然也是办法,但是由于多数人并不会定期整理,最终导致文件夹会越来越多,日益变得混乱不堪。
基于标签的笔记管理

上述文件夹管理所存在的分类问题,均可以通过标签体系实现有效解决。标签的特点在于其本身的灵活性

对于同一个文件,我们可以添加多个标签,分别对应多个属性,以此解决分类困境。对于那些无法立即处理的文件,可以添加状态标签,将其纳入自己的工作流进行处理。

比如,To read/待读、已读/Have read。

目前主流的笔记或者写作软件都增加了标签管理体系,对文件夹管理体系进行辅助。

此类应用代表为印象笔记、Ulysses. 需要注意的是,标签体系丝毫不逊于文件夹管理体系。

有少数软件甚至取消了文件夹管理体系,直接选择标签对全部文档进行管理。

此类应用典型代表是 Bear 熊掌记. Bear 支持嵌套标签,可以使用 #主标签/子标签/…… 等样式对标签进行分类管理,达到与传统的文件夹管理同样的使用效果。

如何进行标签管理?

同文件夹命名一样,标签命名最好也要遵循准确、互斥性(不要建立相似的标签)等原则。

通过标签建立工作流体系

比如,添加 #TODO/待办、#DOING/正在做、#DONE/完成。或者 #草稿、 #初稿、#修订稿、#完成、#已发布。诸如此类。

一定要建立并维护标签体系

标签的灵活性导致我们很容易对某个文档随心添加多个标签,导致标签过多和泛滥。

最后可能会产生很多相似的标签,甚至我们都不知道我们究竟添加了多少标签。对此,很多人最后放弃使用标签。这些是标签管理经常遇到的问题。对此,我的建议如下

建立标签体系并且进行定期维护

对于个人而言,总有一些标签是我们常用的。比如,#时间管理、#知识管理、#任务管理,或者 #(某个具体的专业领域)。

对于这些标签,建议单独新建一个页面,对常用标签进行梳理,建立自己的标签体系。如果可以,最好对标签体系页面进行置顶,方便使用和查看。

标签体系

不同标签的权重是不一样的,总有一些标签比另外一些更为重要

如果所使用的编辑器支持嵌套标签功能的话,一定要使用嵌套标签。而对于主标签,可以参考Tiago Forte 的 P.A.R.A 的思路,建立 #项目 Project、#领域 Area 、#资源 Resource、#归档 Archives 标签体系,当然可以再加上 #收件箱 Inbox.

需要注意的是,标签体系并不是一次性建立的

尝试一次性为文档尽可能地添加标签是不明智的。标签体系应该是随着我们使用场景的变化而逐步自下而上“生长”出来的。我们需要做的是定期对标签内容进行更新和维护。

标签使用方法

区分标签的使用场景,善用标签的筛选和展示功能

在我看来,标签具有两种功能:

其一,通过标签进行筛选,以此进行文件管理。对于经常需要进行筛选的关键词,最好纳入已有的标签管理体系之中。

其二,以关键字的形式展示文档内容,类似于报告、论文摘要中的关键词。

在日常使用中,不是每个标签我们都要使用筛选功能。我们有时候只是希望通过阅读这些关键词,我们可以快速了解这篇文档与哪几个主题相关。

为了更为醒目地展示关键词,建议最好使用标签颜色功能。而对于常用标签,甚至可以专门为不同类别分配不同的颜色。

网状结构

网状结构的典型代表,是近年来兴起的双链笔记。下面主要从双链、图谱、Block 级别的标签管理讨论双链笔记如何建立网状结构的。

双链+图谱

传统的文件夹管理系统,是以某个文档(Page) 为基本单位。而Roam Research为代表的双链笔记抛弃了既有的文件夹管理系统,选择以块 (Block) 作为编辑器的基本单位。

通俗而言,块 (Block) 便是传统文档 (Page) 的基本组成部分:一段文字、图片、表格、代码块,诸如此类都属于 Block

每个块都可以移动、拖拽,并且不同的内容块之间可以彼此关联。

这些功能赋予了网状结构诸多优势:避免文件夹的僵化系统所带来的弊端,十分方便在不同的知识块之间建立联系,建立高效的知识图谱。

中间是EverNote,即印象笔记国际版,为典型的树状结构。右侧为Roam Research,双链笔记的代表。在 Roam 中,所有的页面通过双向链接加以组织。

双链可以让用户像百科链接那样快速双向查看和编辑相互关联的文档内容。而图谱则以可视化的方式将这些双链关系进行关联。

双链笔记的图谱:无实际意义,但是确实是不错的发展方向

需要注意的是,目前的双链笔记的图谱实用性并不高。因为这种图谱仅仅能查看到哪些内容是相互关联的,但是并不能反映彼此之间的具体关系。

换而言之,图谱目前只能呈现相关关系,无法呈现因果等复杂关系。

如何使用双链笔记建立网状结构

一是,不要依赖于 AI 助手自动建立链接,而是要根据自己的想法手动建立链接。

二是,双链笔记过于灵活,不要建立过多的双链。在你需要的时候,根据自己的需求建立双向链接。

三是,善用标签,充分发挥标签的展示和筛选功能。

Block 级别的标签管理

传统标签管理的缺点

尽管在大多数笔记软件、写作软件以及一些文件夹系统中,标签已经成为文件管理的标准配置。

但是需要注意的是,这些传统的标签管理方式也有自身的缺陷:

其一,标签是关联不同项目文档的简单办法,但是标签本身无法描述这种相关关系的紧密程度

比如,在同一个标签之下,有些项目文档与这个标签属于强相关,而有些项目文档与这个标签属于弱相关。

其二,标签有时候过于模糊,我们需要更为精细化的关联关系

比如,在某个标签之下,有些项目文档与标签所对应的主题关系密切,而另外一些项目文档可能只有几句话关联这个标签。如果可能,我们希望最好能定位到与标签相关的文本位置。

如何解决上面谈到的传统标签管理所存在的问题?

以 Roam Research 为代表的双链笔记给出了解决方案——那便是建立 Block 级别的标签管理。

传统的编辑器的标签是默认在文档末尾或者开头处添加标签。而这些双链笔记不再像传统编辑器那样对整个文档/Page 那样添加标签,而是将标签嵌入到具体的上下文语境中。具体如图。

Block 级别的标签管理

这意味着,如果我们按照这个标签进行筛选,我们可以轻易地直接聚焦到某个特定段落或者句子(Block)。

这样,我们可以根据标签直接定位到我们想要查找的具体内容,而传统编辑器只能找到和某个标签相关的文档。

在这些双链笔记中,我们在记录笔记或者写作的时候,在需要的地方随时打上标签即可。

并且,在这些双链笔记中,可以通过修改主题样式,为标签添加颜色等功能,方便以更为醒目直观的方式展现标签。

这篇博客对树状、网状、混合状(标签)三种知识管理系统的优缺点及管理方式进行了具体分析。

希望对你的知识管理有所启发。需要强调的是,对于这三种知识管理方式,并没有高低之分

以我为例,我虽然在使用双向链接的笔记软件,但是依然十分喜欢专业写作软件 Effie 的多级文件夹体系。

此外,树状和网状并不是绝对排斥的,而是相互补充的

以文件夹为基础的树状结构软件,如果有双向链接、图谱等功能会如虎添翼,而以双向链接为基础的网状结构软件,也有必有拥有一定的树状目录对内容进行管理。

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